2023年4月、三重県名張市に本社を構え、トレーディングカードゲームを中心に事業を展開されている株式会社ネクスト・ワン様にて、従業員によるITツールの利用差をなくし、コミュニケーションを活性化するための研修を実施させていただきました。

社内で広がる情報共有ツールの利用差

ネクスト・ワン様では、グループウェア製品であるサイボウズ Officeをご利用いただいています。長い期間ご利用いただく間に従業員数や店舗が増え、それぞれの活用方法に差がでてきていることを問題と感じられていました。また、従業員の方からは、ITツール活用方法やルールの構築について「自ら関わって、前向きに考えたい」という意見があるとの事でした。

そこで、今回の研修では、サイボウズ Officeの活用方法やルールを従業員のみなさんが自分たちで考え、納得感をもって利用できるよう、ルールづくりに向けた考え方やメソッドをお伝えすることを骨子としました。

また、副次的な目的として、普段コミュニケーションを取らない部門間での関係性強化と、サイボウズ Office活用促進のために社内で結成された「サイボウズチーム」のキックオフとしてチームの機運を高めることも盛り込みました。

本研修の参加者は「サイボウズチーム」のメンバーと、事務局が事前に指定した方、事前のアンケートで自ら参加を希望された方、合計18名となりました。

研修の構成としては前半に2つの講義、後半に2つのグループワークを実施する、合計4時間弱の内容です。実施場所は三重県名張市の本社。遠方の店舗からはリモートで参加いただきました。

研修の構成

• 講義1　サイボウズ Office活用講座
• 講義2　自発的な業務改善講座
• ワーク1　わがままカード
• ワーク2　問題解決ディスカッション

サイボウズ Officeの活用方法と自発的な業務改善についての講義

まず、サイボウズ Officeカスタマーサクセスチームの田嶋が、サイボウズ Officeの活用方法をご紹介しました。

事前にアンケートを行い、サイボウズ Office の利用状況や、利用する上で困っていること、情報共有や業務上で非効率だと思うことなど、従業員の皆様の声を集めており、その結果を踏まえて、情報共有の目的や、サイボウズ Officeの使い方、運用方法などをお伝えしました。

情報共有ツールの活用は、自発的なチームがあってこそ

次にチームワーク総研の志釜から、自発的なチームづくりと業務改善の方法について講義をしました。講義では、様々な職種、立場で働く従業員の方がコミュニケーションを取りながら、ルールを作成していく為に必要なチームづくりについてお話しました。

チームワークを高めるために大切な要素は5つあります。この中で特に、ITツールを活用する上で重要な「情報を共有する」、「モチベーションをあげる」についてお話ししました。

チームワークを高めるために必要な5つの要素

1. 理想をつくる
2. 役割分担する
3. コミュニケーションする
4. 情報を共有する
5. モチベーション（やる気）をあげる

情報共有を促進するためには、ITツールの導入だけではなく、情報共有をする事への不安を取り除く事が欠かせません。そこで、心理的安全性と、安心と思える場作りについてお伝えしました。

また、自発的な業務改善には従業員のモチベーションが大切です。「やりたいこと」「できること」「やるべきこと」の３点セットの重なりを増やすことがモチベーションアップにつながる、モチベーション3点セットについてお話しました。

お互いの事をよく知り、みんなでルール作りをするワークショップ

研修の後半は、講義での学びを実感できるよう、グループワークを行いました。

まずはアイスブレイクを兼ねて、お互いの大切な価値観を認め合い、相互理解を深める「わがままカード」ゲームを実施しました。

今回の研修には、社内のさまざまな部署、店舗の方が参加されています。普段の業務では関りが薄い方同士のコミュニケーションの機会になるよう、グループを設定。わがままカードゲームでそれぞれの価値観を共有することで、お互いの事をよく知ることができ、次の問題解決ディスカッションワークでの活発なディスカッションにつながる場になりました。

2つ目のワークショップ「問題解決ディスカッション」では、まず、サイボウズが問題解決の際に利用するフレームワーク「問題解決メソッド」と、グループワークの進め方を説明しました。

テーマは、事前アンケートで出てきた問題から、事務局とサイボウズ側で5つに絞りました。各グループでは、その中から1つのテーマを選択しました。参加者はそれぞれの立場で意見を交わし、ほかの参加者の意見を聞きながら、ワークシートにアウトプットしていきました。

サイボウズの2人は各グループを見て回りながら、田嶋がサイボウズ Officeの使い方について、志釜が組織・風土について、参加者からの質問に答えていく形式にしました。

最後はグループごとに成果を発表していただき、研修は無事終了しました。

参加者の感想

研修後のアンケートでは、今後やりたいことや研修要望についても多く、自発的な意見が寄せられました。また、サイボウズ Officeの運用ルール作りなど、ITツールの活用方法と、情報共有やコミュニケーションなど、チーム作りについてのコメントが寄せられました。

この先に向けて

研修は「やって、終わり」となりがちですが、大切なのは継続すること。そこで、事後も3回のミーティングを設定し、継続して「サイボウズチーム」と接点を持ち、サポートを行っています。

研修を終えて、取締役の田中様から、以下のコメントをいただきました。

ITツールの活用とチームワーク研修を組み合わせると、ITツールを使って業務改善ができることに加え、コミュニケーションや情報共有のあり方を学ぶことができます。そうすることで、従業員一丸で変えていく......そんな想いが参加者に浸透するのです。