雑談は仕事です──コミュニケーションの悩みを解決するたった１つの行動
またこうして職場で話したいですね
どの会社にも共通するテレワークの課題
2021年が明けて、仕事始めとなるころに、都市部における緊急事態宣言発令が続き、引き続きコロナ禍にある現在です。オリンピックイヤーでもあった昨年、まさか2020年がコロナの年になるとは思ってもみませんでしたね。
前回の緊急事態宣言が発令された際には、テレワークの環境が整っていない企業も多く、ZoomやTeamsといったTV会議システムに慣れるまでで精一杯だったところも多かったように思います。そこから試行錯誤しながらも、オンラインでの働き方が基本になっていった企業も多くあるのではないでしょうか。
テレワークに慣れていく一方、やはりそれまでのオフィスワークとは勝手が違うため、テレワークのやりにくい側面もいくつか出てきました。内閣府の6月の調査では、テレワークの不便な点として、「気軽な相談・報告が困難になった」「画面のみになることによるコミュニケーション不足」が挙げられています。以降、様々なところが数多くの調査を行っていますが、たいていどの調査でも、オフィスで働いていたときと比較して「コミュニケーションが取りづらい」は、トップの悩みとして挙げられます。
テレワークを実施してみて、メリットデメリットが明確になってきた夏ごろからは、マネジメントに関する不安の声が私たちのもとにも寄せられるようになってきました。
一方で、10月に、チームワーク総研でビジネスパーソン3,000名を対象に行った調査では、若い人ほど、業務に関することでも「コミュニケーションしづらい」と回答した人が半数以上いました。マネージャーだけでなく、若手もコミュニケーションのしづらさに悩んでいることが分かりました。
コロナ禍による職場のテレワーク化により、マネジメント層、若年層ともに、円滑に業務を行うためのフォローの必要性が高まっていると言えます。
サイボウズの「慣習」であるザツダン
私たちが実際行っている「マネジメント」の仕組みの1つとしてよくお話するのが、15年ほど前から行っている「ザツダン」という慣習についてです。リーダーとメンバーとが「1対１で対話する」1on1を実施されている企業も多いかと思いますが、それと"形"は似ています。
いわゆる1on1と違う点が2つあります。1つは、1on1というと、ティーチングやコーチング、カウンセリングといったスキルが必要ではないかと思われがちですが、雑談なので、それらは不要だ、という点です。
1on1のために「新しいスキル」を習得しなければならないように感じて、「仕事が1つ増えた」と感じるマネージャーもいるでしょう。負担に感じ、会社から言われた1on1をおざなりにしがちという話もよくある話です。
もう1つの違いは、「部下の成長とか気にしない」という点です。なぜなら雑談だから（笑）。上下などの関係性をザツダンの場に持ち込みません。
やることは、会議室を予約して上司とメンバーで毎週30分ザツダンすること。これを現在はほぼ全社員が行っています。テレワークの現在は、テレビ会議を繋いでザツダンを行っていて、ここで仕事やそれ以外の情報を共有しています。 定期的に実施する効果として、「あの時に話そう」と思うようになるため、上司・メンバー両方にとって円滑にコミュニケーションをとる１つの仕組みになっています。マネージャーの中には、「今日は1日ザツダンをしていた」という社員もいます。
胸を張ってザツダンしていこう
この私たちの事例を話すと、「ザツダンは業務時間にしているのですか」と聞かれることがあります。答えは、「はい」です。
普段オフィスにいるとき、私たちは何気ない雑談をすることもあると思います。雑談はチームの潤滑油として大事なコミュニケーションであるのは言わずもがなですね。何気なく雑談していた時間を、いちいち「それは業務時間から引いておいて」とはならないですよね。それと同じだと考えてください。
ましてや、コミュニケーション不足の悩みが増えているテレワーク下の現在、マネージャーもメンバーも両方がコミュニケーションに悩んでいます。一人ひとりと話をする時間をあえて作ることは、求められている業務です。
「コミュニケーション量を増やす」仕組みを、ゆるりと作っていきましょう。マネージャーは、15分、30分で充分なので、一人ひとりと話す時間を業務時間内に定期的につくりましょう。メンバーのあなたは、同僚と話す時間を作ってみるのはいかがでしょうか。コーヒーを飲みながら、お菓子を食べながらでも大丈夫です。むしろそれは大歓迎！それくらいの軽い気持ちから、悩みや本音を話せるチームづくりは始まります。
自社に1on1の習慣が無く、いきなり1対１の予定を入れるのは気が引けるという方は、週に一度、チームで「おやつタイム」などを設けて、雑談する時間をあえてスケジュールに入れてみましょう。オフィスで誰かのお土産をみんなで食べていたように、ランチ後や終業後に少したわいもない話をしていたように、オフィスのあの時間を、オンラインでもぜひやってみましょう。自分自身の気持ちも軽くなっていくと思います。
このように雑談は、チームのコミュニケーションを促進することに役立ちます。チーム作りは業務です。チームでの雑談は業務時間にやるからこそ、意味があります。
テレワーク元年だった昨年、今年はもう少し「進歩」させてみて、自分たちの新しい働き方を自分たちで創り上げていきましょう。それがコロナ禍を少しでも気持ち軽く過ごすコツにもなりそうです。
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著者プロフィール
なかむらアサミ
チームワーク総研 シニアコンサルタント。様々な組織のチームワークを良くするためにチームの正しい定義を伝えています。
