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テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(0分含)」6割 「業務以外」は「0分」4割 ────若手ほど「コミュニケーションしにくい」と感じている傾向が

企業や組織へチームワークや働き方改革のメソッドを提供するサイボウズ チームワーク総研は、緊急事態宣言から約半年のタイミングで「テレワークのコミュニケーション」についての調査を行いました。

テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」といった形態がありますが、今回の調査ではよりシーンを明確にするため「在宅勤務」に絞って実施しました。


《 調査概要 》

◆調査目的:テレワークをしている人の職場内コミュニケーションについて意識や実態を把握し、よりよい職場環境づくりのための参考とする。

◆調査対象:週1回以上在宅勤務をしている会社員・公務員・経営者および役員 3087名
  *年齢  :20-69歳
  *エリア :全国
  *割付条件:就業実態に寄せるため、勤務先の従業員規模/男女比/年代で割付

   - 総務省統計局「平成26年経済センサス-基礎調査」参照
   -「従業員規模49名未満60代女性」のサンプルサイズ不足のため「従業員規模49名未満50代女性」を36%増やした

◆調査期間:2020年10月2日(金)~10月6日(火)
◆調査方法:パネルを活用したインターネット調査


《 調査結果のサマリ 》

在宅勤務の頻度は、出社とのミックス型は7割、フル在宅の人は3割

2020年10月時点の在宅勤務の頻度は「週に1~2日」が4割、「週に3~4日」が3割と、在宅勤務と出社を組み合わせている人が多い結果となりました【図表1】。

【図表1】在宅勤務の状況.png

在宅勤務時のコミュニケーション手段は「E-mail」「電話」が上位、 年代別に差(複数回答)

「職場の人」とのコミュニケーションについて、使用している手段を複数回答できいたところ、「E-mail」8割、「電話」7割、「Web会議」6割となりました【図表2】。年代別にみると、ツールの利用差が明確に出ました。20代では「E-mail」「電話」が他年代より低く、20-30代は「チャット」を使用してのコミュニケーションが40-60代より多い傾向が出ています【図表3】。

【図表2】職場の人とのコミュニケーション手段.png

【図表3】.png

職場の人とコミュニケーションをとる時間は『業務に関わるもの』では、 1日あたり「30分未満(0分含)」が6割、 『業務に直接関わらないもの』では「0分」が4割

「職場の人とコミュニケーションをとる時間」について、2つの内容に分けて尋ねました。
➀ 業務に関わるコミュニケーション※社内会議・打ち合わせ・朝礼・申し送りなど
② 業務に直接関わらないコミュニケーション※雑談・ランチ・交流会など

※➀②どちらも過去一週間の勤務日について、一日あたりの平均時間を聴取
※➀②どちらも、E-mail・電話・グループウェア・チャット・Web会議ツール のいずれかを使用した合計時間を聴取

【➀業務に関わるコミュニケーション※社内会議・打ち合わせ・朝礼・申し送りなど】

「業務に関わるコミュニケーション」の時間について、総計では「30分未満」が過半数となり、「0分」を加えると6割になりました。従業員数別に見ると、従業員数が多いほどコミュニケーション時間が増しています。1000人以上での「30分未満」は4割に減る一方、「1時間以上」が3割を占めました【図表4】。

【図表4】『業務に関わる』コミュニケーション時間数_従業員数.png

さらに「業務に関わるコミュニケーションの時間数」について、多くしたいか少なくしたいかを聞いたところ、「適量」と回答した人が8割となりました【図表5】。

【図表5】『業務に関わる』コミュニケーション時間数に対して_従業員数.png

【② 業務に直接関わらないコミュニケーション※雑談・ランチ・交流会など】】

「職場の人との業務に直接関わらないコミュニケーションの時間数」について、総計では「0分」「30分未満」ともに4割強となりました。『業務に関わる』コミュニケーション時と違い、従業員数「10人未満」から「1000人未満」にかけては、「0分」が減り「30分未満」が増える傾向にあります。「1000人以上」では「0分」と「30分未満」がともに43%となりました【図表6】。

【図表6】『業務に直接関わらない』コミュニケーション時間数_従業員数.png

「コミュニケーションの時間数」を多くしたいか少なくしたいかを聞いたところ、全体値である総計では「もっと多くしたい」が2割となり、『業務に関わるコミュニケーション』との違いが見られました。従業員数別では「10人未満」に比べ「1000人未満」および「1000人以上」で、「もっと多くしたい」がほぼ倍となっています【図表7】。

【図表7】『業務に直接関わらない』コミュニケーション時間数に対して_従業員数.png

さらに年代別で見ると「もっと多くしたい」は「20代」「30代」で高く、「40代以上」との差が見られます【図表8】。

【図表8】『業務に直接関わらない』コミュニケーション時間数に対して_年代.png

在宅勤務での「コミュニケーションがしにくい」人は、5割を超える

職場の人との「コミュニケーションのしやすさ」を、『業務に関わるコミュニケーション』『業務に直接関わらないコミュニケーション』それぞれについて聞きました。どちらも、「しにくい」と回答した人が5割を超えました【図表9】。

※ 取引先ではなく、職場の人とのコミュニケーションについて聴取。
※ E-mail(メール)・電話・グループウェア・チャット・web会議ツールのいずれかを使用している時について聴取。
※「しにくい計」は次の2つの選択肢の合計:「全般的にしにくい」+「特定の相手や状況の時のみしにくい」

【図表9】.png

『業務に関わる』コミュニケーションのしやすさについて年代別に見ると、年代が下がるほど「しにくい」と回答する人が増えています。「20代」が61%、「60代」51%で、10%の差がありました【図表10】。

【図表10】『業務に関わる』コミュニケーションのしやすさ_年代.png

『業務に直接関わらない』コミュニケーションのしやすさについても、年代が下がるほど「しにくい」と回答する人が増える傾向がありました。最も高い「20代」が60%、最も低い「50代」47%で、13%の差となりました【図表11】。

【図表11】『業務に直接関わらない』コミュニケーション_年代.png

【『業務に関わる』コミュニケーションがしにくい理由】】

フリーアンサーからテキストマイニングを行い、全体像を見ました。「相手の顔が見えない、状況が分からない」「電話など連絡の取りにくさ、メールなど時間がかかる」「上司とのやりとりが多い」「通信環境が悪い」「タイミングが難しい」といったところが上がりました【図表12】。

【図表12】.png

【『業務に直接関わらない』コミュニケーションがしにくい理由】

『業務に関わる』時と同じく「相手の状況が分からない、相手が忙しい」「話す時間やタイミングが難しい」といった意見が上がりました。他には「業務に関わらないコミュニケーションは取りにくい・不要・機会がない」「雑談での連絡はしない」が見られました【図表13】。

【図表13】.png

在宅勤務による「職場の人との関係性変化」では,「何をしているか分かりにくい」「話さない人が増えた」6割

在宅勤務を始めて、「業務で関りのある職場の人」との関係性に変化があるかを聞きました。6割の人が「(職場の人が)何をしているか分かりにくい」「話さない人が増えた」と回答し、他設問より高い割合となりました【図表14】。

【図表14】.png

「自分がどう映っているか不安」については、「20代」で5割を超え、「30代」でも4割を超えました。「20代」と、最も低い「50代」とは2割以上の開きとなりました【図表15】。

【図表15】自分がどう映っているか_年代.png

「コミュニケーションの場面」では「ちょっとした会話が減る」「ランチや飲み会での交流が減る」8割、「ちゃんと伝えようと丁寧になる」7割

在宅勤務時のコミュニケーションについて、当てはまるものを回答してもらいました。

※ 取引先ではなく、職場の人とのコミュニケーションについて
※ E-mail(メール)・電話・グループウェア・チャット・web会議ツールのいずれかを使用している時について

「ちょっとした会話が減る」「ランチや飲み会での交流が減る」といったコミュニケーション機会減に関する設問に「はい」と回答した人が7割を超えました。また、「ちゃんと伝えようと丁寧になる」も7割を超えました。「場の雰囲気をつかみにくい」「発信・発言への反応がつかみにくい」といった、ニュアンスの感じにくさに関する項目は6割を超えました。

「時間数・時間帯を気にせずコミュニケーションできる」「相手との関係がフラットに感じる」「気軽な声かけをしにくい」「相手との間に壁や距離を感じる」の質問には、「いいえ」と回答した人が多くなりました【図表16】。

【図表16】.png

チームワークが良いチームは、 職場の人とのコミュニケーションに時間をかけている。 チームワークの良さが「発信発言への反応のつかみにくさ」 「場の雰囲気のつかみにくさ」を低減する傾向。

「今現在、チームを組んで業務を実施している」と答えた【1823名】を対象に、そのチームのチームワーク状況を判断するアセスメントを行い、獲得得点ごとの傾向を見ました。得点が高いほど、その人の在籍するチームワークの状態が良いことを表しています。

【アセスメント方法】 以下の6要素を元に、当該チームのチームワークを数値化し強み弱みを把握します。サイボウズ チームワーク総研のオリジナル要素です。

  • チームの目指す方向への理解
  • メンバーの役割分担
  • チーム内コミュニケーション
  • 知識や経験など情報共有
  • モチベーション
  • 公明正大かどうか

 *評価するため10問のアセスメント設問を「よく当てはまる」「まあ当てはまる」「あまり当てはまらない」「全く当てはまらない」の4段階で回答いただき、加重値で得点化。
 *すべて「当てはまる(よく当てはまるorまあ当てはまる)」に回答した場合の最低点30点を基準に、上回るものと、基準以下のものに分類をして傾向を見た。また、上回るものの中で、特に良いチーム(36-40点)の傾向を分けて抽出した。

得点別のコミュニケーションの時間数について、『業務に関わるもの』『業務に直接関わらないもの』それぞれの傾向を見ました。

『業務に関わるもの』は「30点以下」では「30分未満」が多いのに対し、「31-35点」「36-40点」では、「30分以上」が最多となっています【図表17】。また、『業務に直接関わらない』コミュニケーションでは、三層とも「30分未満」が最多ですが、「36-40点」では「30分以上」のコミュニケーションが21%あり、「30点以下」と9ポイントの差が見られます【図表18

【図表17】.png

【図表18】.png

また、同じくチームワーク得点別に、「Q12在宅勤務時のコミュニケーション」上位項目の傾向を見ました。「ちょっとした会話が減る」「ランチや飲み会での交流が減る」「ちゃんと伝えようと丁寧になる」では、三層に大きな差はありませんでしたが、「発信・発言への反応がつかみにくい」「場の雰囲気をつかみにくい」では、チームワーク得点が上がるほどポジティブな結果となりました。【図表19】【図表20】

【図表19】発信・発言への反応がつかみにくい_チームワーク得点別_.png

【図表20】場の雰囲気をつかみにくい_チームワーク得点別.png

まとめ

今回の調査から、テレワーク時の職場内コミュニケーションの実態が見えてきました。コミュニケーションにかける時間では、『業務に関わるもの』では「30分未満(0分含)」6割、『業務に直接関わらないもの』では「0分」4割となり、詳細の時間は企業規模ごとに異なるものの、私たちが想定していた以上に、在宅勤務時における職場内コミュニケーションの時間が短い結果となりました。

一方で、チームワークが良い状態のチームでは、業務内外ともにコミュニケーションの時間が長くなる事がわかりました。また、チームワークの良いチームでは、コミュニケーション状況を改善する兆し(「場の雰囲気をつかみにくい」「発言・発信への反応がつかみにくい」の低減)も感じられました。

「コミュニケーションがしにくい」との声は、『業務に関わる』『業務に直接関わらない』ともに5割を超えました。特に「20代」、次いで「30代」と傾向が強く、若い層ほど「しにくさ」を感じていることが分かりました。また「自分がどう映っているか不安」では「20代」「30代」が高いという傾向もありました。

そもそもコミュニケーションの時間が短いなかで、かつ「しにくい」と感じている若手が多いという事実から、40代以上の世代や職位など上位の方は、若手にどのようなフォローができるのかを考えてみる事も必要かもしれません。

テレワークを導入し、生産性を高めたいと思われている企業の皆さまにとって、貴社のテレワークにおけるコミュニケーションの状況を、改めて考える一助になれば幸いです。 

サイボウズ チームワーク総研では、テレワーク研修のほか、階層別や、ダイバーシティの浸透、個人の幸福度とチームの生産性の両方を高めるための多数の研修プログラムを用意しております。今後もチームやチームワークを考える調査の一環として、様々な調査を行い発信してまいります。

【関連調査】

著者プロフィール

三宅 雪子

時短&在宅ワークを織り交ぜて働く、チームワーク総研 アナリスト。様々な働き方のメンバー同士がどうしたら良いチームワークを築けるのか?日々トライ中。