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「勤務やミーティングの調整が大変」「チームでうまく集まれない」――在宅勤務・テレワークにおけるサイボウズの取り組み

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新型コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務を強いられている方も多いと思います。慣れない環境での仕事に、ストレスを感じていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

特に、マネジメント層のみなさんにとっては、組織運営やコミュニケーションの勝手の悪さに、「在宅勤務は難しいなぁ」と感じていらっしゃる方もいるかもしれません。

2020年4月、サイボウズチームワーク総研では「新型コロナウイルスによる働き方への影響」に関する調査を行いました。この調査によれば、「時差通勤・テレワークの増加」「会議のムダが明確になった」などの"良い変化"があったと感じた回答が19%でした。

一方、"悪い変化"があったと感じた回答が25%あり、その内容は「勤務やミーティングの調整が大変」「チームでうまく集まれない」などでした。

そこで、この記事では、サイボウズにおける「勤務やミーティングの調整」や、「チームで集まる取り組み」の事例についてご紹介します。

勤務・ミーティングの調整にはグループウェアでスケジュールを共有

勤務やミーティングの調整について、サイボウズでは自社で開発しているグループウェアを使っています。多くの企業様にお使いいただいているものと同じで、特別なものではありません

たとえば、これはある日の、著者の1日の予定です。全社員に共有しており、誰もが、予定を確認できます。

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ミーティングを入れる際は、時間や施設、参加者を指定します。予定が重複しているメンバーにはビックリマークが付くため、簡単に確認できます。また、他の時間への調整も、全社員のスケジュールが共有されているため容易です。

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もちろん、場合によっては全員の都合が合わないこともあります。その場合は、予定は予定として入れておいて、都合が悪いメンバーは「今日は〇〇の会議があるので、このミーティングは参加できません」のように書き込むことによって調整しています。

チームで集うために、定期的なミーティングやザツダンの時間を設定

チームで集いやすくするために、ミーティングやメンバー同士で話をする時間を定期的に設定しています。

たとえば、チームワーク総研では毎週金曜日、メンバー全員で集まる定例会を設定しています。業務報告というよりは、仕事の困りごとや相談事項を共有する時間です。

また、管理職や同じチームのメンバーと1対1で話す、サイボウズ流1on1ミーティング「ザツダン」も行っています。

筆者が兼務しているサイボウズ式編集部では、毎朝20分「朝会」を実施しています。昨日やった仕事や今日取り組む業務、ちょっとした困りごと、相談ごとなどを気軽に話す時間です。ツールはZoomを使っています。

サイボウズ式編集部の朝会は、在宅勤務が始まる前は行っていませんでした。しかし、全社員が在宅勤務になるにつれ、「メンバーの状況が見えにくい」「一人孤独にならないようにしたい」と始めた取り組みです。定期的にチームで集い、話す時間を設けたおかげで、お互いの状況が把握でき、在宅勤務による心理的な負担が軽減し、一体感が増したと感じています。

このように、それぞれのチームで、「チームワークをよりよくするためにはどうすればいいか」を考え、取り組んでいます。

在宅勤務は「チームワークをよくする機会」

サイボウズでは現在、1000人近いメンバーが在宅勤務をしています。オフィスで働いているときと比較すると、「課題が全くない」というわけではもちろんありません。課題を感じたらそれを共有し、「どうすれば解決できるか」をチームの中で考え、日々改善しています。

というより、在宅勤務はさまざまな制約がある分、チームにとって「本当に大切なこと」に気づかせてくれます。たとえば、これをお読みのあなたも、在宅勤務をすることで「コミュニケーションって大事だな」「話すって大事だな」と改めて感じたのではないでしょうか。

この気づきは、非常時だけではなく、平時のチーム作りにも役立つはずです。そこで、非常時のいま、改善できることは意識的に改善してはどうでしょうか。

たとえば、勤務やミーティングの調整にグループウェアを活用すると、平時の調整はもっと効率よくなるはずですし、非常時のいま、定期的に話す場や、1on1ミーティングを設定することによって、平時に戻った時に、チームのコミュニケーションがよくなります。

今回の在宅勤務を機会に、よりよいチームを作るための「業務のあり方」や「理想的なチームの姿」を改めて見直してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

竹内義晴

チームワーク総研とサイボウズ式編集部の兼務。新潟でNPO法人しごとのみらいを経営しながらサイボウズで複業しています。コミュニケーションの専門家。