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「メンバーの様子が分からない」──テレワーク時代におけるマネジメントの勘所

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「メンバーの様子が分からない」――在宅勤務の広がりで、このような課題感を抱いているマネジャーも少なくないはずです。いままでとは勝手が違う環境でのマネジメントに、困惑している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実際、弊社でセミナーや研修を行った際、マネジャーの方々からそのような声がよく届きます。

サイボウズでは2010年よりテレワークを実践してきました。コロナ禍以前から、多くの社員が在宅勤務を経験しています。それにも関わらず、非常事態宣言が出て、ほぼ全社員が在宅勤務になったころは、社員の中から「時々在宅なのと、常に在宅が前提なのとでは仕事のやり方やコミュニケーションが何気に違う」といった声がありました。

そう考えると、オフィスで顔をあわせているときと比べて、テレワークによるマネジメントは、やはり、ポイントが異なるのだろうと思います。

そこで、この記事では、在宅勤務やテレワークにおける「マネジメントの勘所」についてお話します。

在宅勤務のマネジメントあるある

改めて、在宅勤務における「マネジメントあるある」についてまとめてみました。

メンバーの様子が分からない

会社に全員が出社していたころは、オフィスに行けばメンバーの顔を見ることができました。「スケジュールの進捗はどう?」といった業務に関わる会話に加え、「昨日、〇〇へ遊びに行ってきたんですよ」といった何気ない話や、「調子悪そうだね。無理しないでね」といった、相手の様子を伺い、気遣うようなコミュニケーションもできました。

しかし、在宅勤務はコミュニケーションの量が減って、メンバーの様子が分かりづらくなります。タスクが予定通り進んでいるのか気になることもあるでしょう。

メンバーを過度に監視してしまう

メンバーの様子が分からないがゆえに、過度に監視しようとしてしまう場合もあります。PCの操作を監視したり、過度に報告を求めたり。しかし、過度な監視は、される側にとってはストレスです。

たとえば、サイボウズが在宅勤務制度を導入しはじめたころの申請は、以下のような流れでした。

  • 前日までに申請(勤務場所、勤務時間)
  • 上長承認
  • 在宅勤務実施
  • 在宅勤務終了後、勤務時間と業務内容(作成資料など含む)報告
  • 上司評価

当時、在宅勤務を試した、チームワーク総研のなかむらアサミによれば、「終了後の業務内容の報告が少しストレスだった」といいます。

コミュニケーション量が減ったなら、意識的に増やそう

在宅勤務をはじめると、「メンバーの様子が分からない」「メンバーを過度に監視してしまう」といったマネジメントの問題が生じます。

マネジメントの問題は、多くの場合、在宅勤務によって「コミュニケーションが分断される」ことによって起こります。つまり、コミュニケーションの量が減ってしまうのです。

マネジメントの難しさが、コミュニケーションが減ったことに原因があるなら、コミュニケーション量を意識的に増やすことによって、問題が解決に向かうかもしれません。

たとえば、テレワークをメールで行っている会社もあると思います。多くの人が使っているものの、メールは「タイトル」「相手の名前」「冒頭のあいさつ」「締めの言葉」など、多くの情報を書かなければならず、何気ないコミュニケーションはやりにくいものです。そのため、ますますコミュニケーションの量は減ってしまいます。

そこで、ビジネスチャットのようなツールを使うのはいかがでしょうか。チャットはタイトルや挨拶がいりませんし、「スケジュールの進捗はどう?」「調子悪そうだね。無理しないでね」といった、普段、会社でやりとりしているような何気ないコミュニケーションがしやすいです。メンバーの状況も分かり、マネジメントもしやすくなるでしょう。

また、文字でのやりとりだけではなかなか本音が言えないこともあるものです。チャットだけでは物足りない場合は、「週に130分」など、オンラインで気軽な雑談をする機会を定期的に作るのもいい方法です。

サイボウズはどのように行っているのか

サイボウズ社内では、多くの社員がkintoneを使って日報ならぬ「分報」つけています。言葉の通り「分単位の報告」ですが、その時々でやっている作業はもちろんのこと、感じている気持ちなども含めて、チャットのような形で気軽にやりとりしながらコミュニケーションしています。

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また、多くの社員は業務終わりに日報を書き、kintoneで共有しています。これにより、作業の進捗や困りごとが共有できるため、マネジャーがメンバーの状況を把握しやすくなっています。

さらに、オンライン会議ツールを使って、朝会や1on1ミーティングを行っている社員もいます。定期的に、ライトなミーティングを設けることで、コミュニケーション不足の解消や、困りごとの解決など、マネジメントに役立てています。

変化の激しい時代には、臨機応変な対応を

ここまで、テレワーク時代のマネジメントとコミュニケーションについて見てきました。

在宅勤務をはじめ、テレワークを中心に業務を行うと、どうしてもコミュニケーションが減りがちです。そのため、メンバーの状況が見えず、マネジメントにも不安が出てきます。

もし、テレワークでコミュニケーションが減ったとお感じなら、その分、意識的に増やしてみてはどうでしょうか。

チャットツールを導入したからといって、あるいは、話す機会を増やしたからといって、すぐに、マネジメントがしやすくなるわけではないかもしれません。しかし、関わり方も含めてマネジメントのやり方を変えていくことが、変化が激しい時代には大切なのではないでしょうか。

著者プロフィール

竹内義晴

チームワーク総研とサイボウズ式編集部の兼務。新潟でNPO法人しごとのみらいを経営しながらサイボウズで複業しています。コミュニケーションの専門家。