ITツールのチームへの役割の変化

チームワークを高めるためにITツールは大きな役割をはたす。こういった認識をもってITツールが導入されたり、活用されたりすることはあまりないが、新型コロナウイルス感染症の影響で人々の働き方が大きく変わり、それに伴いチームの形が大きく変化したことにより、ITツールの役割は爆発的に拡大している。

言葉で言われても想像しにくいかもしれないが、日常の具体的なシーンを思い出してもらいたい。

例えば、以前はチームメンバーがそれぞれの自宅からリモートで接続し、ZoomやTeamsなどのITツールを利用してオンライン会議をすると言う事は、一部の企業を除いて当たり前のことでは無かったはずだ。

現在、オンライン会議が当たり前になったことにより、時間や場所に制約されないチームが成立しやすい状況になり、結果として新しいチームの形が生まれたり、既存のチームの生産性向上や働き方の変革に寄与したりすることとなった。

チームワークを高めるITツールの種類

チームワークを高めるITツールは3種類ある。

1. 場所や時間などの制約を取り払うもの
2. 情報を共有するもの
3. 共同作業の利便性を向上するもの

1つ目の「場所や時間などの制約を取り払うもの」としては先に書いたオンライン会議のツールが代表的である。事前にオンライン会議用のURLを発行して、通常の会議と同じ使い方をしたり、会議とまではいかなくても、ちょっと相談したいときに1対1でつないだりすることも容易である。また、各ツールの機能や料金プランにもよるが、自分でオンライン会議室を作ることができるので、オフィスで発生していた他のチームが会議室を使っているから使えないと言ったことを避けられるメリットがある。

ビジネスチャットツールも場所や時間を気にせずにコミュニケーションが取れるITツールである。オンライン会議のツールと異なり、非同期でコミュニケーションを取ることが可能である。LINEなどのチャットツールを普段プライベートでも利用しているユーザーが多いことから、他のITツールに比べて、利用ハードルが低いという特徴がある。

また、最近ではアバターを使って、在宅勤務でありながら、オフィスに出社してチームメンバーと一緒に仕事をしているようなWeb上の環境を提供するバーチャル(仮想)オフィスのサービスもある。

これらのITツールにより、今までは出来なかった遠方の人や、働く時間が違う人とチームを組むことが容易になり、チームに新しい視点を取り込めたり、子育てや介護などで働くことを諦めざるを得なかった人たちが在宅勤務で働けたりするようになるなどの選択肢も増えることになる。

2つ目の「情報を共有するもの」としては、我々サイボウズが提供しているグループウェアをはじめ、オンラインストレージなど、多くの製品やサービスがある。共有する情報としてはチームメンバーのスケジュールから業務マニュアル、ノウハウまで様々だ。情報の格納場所を個人にとどめず、チームで共有し、管理する事で属人化の解消やチームの生産性向上に大きく貢献する。

情報共有のツールは利便性の高さの反面、セキュリティについて気を付けなければならない。

情報システム部がITツールを一括管理している会社の場合は起こりにくいが、ITツールの導入が部門によるものだったり、情報システム部門や専任の情報システム担当を設置しない会社であったりする場合は、セキュリティについて厳格なルール作りがなされていないことがある。社内のみならず、社外の人材も含めたチームと言った環境の場合、外部に向けてセキュリティ設定の甘い状態で情報共有のツールを開放すると、思わぬ情報漏洩のリスクにさらされる場合がある。

ほとんどの情報共有のツールはファイルやフォルダ、ユーザー単位でアクセス権をかけられる機能が提供されているので、運用にあたってはしっかりとチームに合うルールを作成し、メンバーに周知しておくことが重要である。

3つ目の「共同作業の利便性を向上するもの」としては、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどがある。

チームで作業を行う場合、作業全体や各作業の進捗状況が常に把握できる状態にしておくことは重要であり、状況により早めにアラートを出すことによって、チームのメンバー間でサポートやフォローするなどの対応がとりやすくなる。

また、オンラインホワイトボードを導入している会社も昨今増加している。オフィスで仕事をしている時に会議などでよく使われているホワイトボードは次に使う人たちのために毎回消さなければいけないが、オンラインホワイトボードであれば、データとして残すことが可能なため、次回の会議で前回の内容を引き継いだホワイトボードを使うといった利用方法が可能になり、共同作業の利便性が向上する。

これらITツールのコミュニケーションを「公式／非公式」「同期型／非同期型」の二つの軸で分類すると図1のようになる。

「プロジェクト管理/タスク管理」は目的が決まっているため、公式なやり取りがほとんどであり、リアルタイム性はない。「グループウェア」は情報が蓄積されていく非同期型であり、多くの機能を提供していることから機能ごとで公式・非公式を使い分けることが可能である。「バーチャルオフィス」は実際のオフィスを再現している想定であり、非公式な会話をリアルタイムでしやすい特徴がある。

日本企業における導入状況

この様にチームワーク向上に寄与するITツールは多くあるが、日本企業における導入率はどのくらいであろうか。

2021年度版中小企業白書によると、「グループウェア系ツール」を導入している会社は49.8％、ビジネスチャットやオンライン会議などの「コミュニケーション系ツール」を導入している会社は63％、オンラインストレージなどの「情報管理系ツール」を導入している会社は29.4％となっている。

特に「コミュニケーション系ツール」においては新型コロナウイルス感染症流行を契機に導入した会社が23.9%となっており、この2～3年で利用状況が劇的に変化したことを示している。

多様な働き方を実現するためのITツール

しかし、新型コロナウイルス感染症に関連する行動制限が緩和されていきオフィスへ出社する機会も増え、オンラインでなくリアルでのチーム活動が増えていく中で、ITツールの利用率や使い方についてもコロナ禍以前のレベルに戻るのか、それとも新たに導入したITツールをベースにチームを進化させるかは、今後のチーム運営に大きく影響すると考えられる。

一部ではテレワーク疲れ、リモートワーク疲れと言われることもあり、ITツールを使ってリモートワークやオンラインで作業できるようにすれば良いと言う事ではない。重要なのはその選択肢があると言う事である。

フルリモートで時短勤務、週3勤務で他の日は他社で複業、週5でオフィス出社、どれを選択しても良いし、それを選択できる自由があると言う事、そして多様な働き方を行っても、チームの生産性は変わらない、もしくは新しいメンバーを受け入れることなどにより生産性が向上する、それらを実現するためにITツールを活用することが大切である。

ITツール上でのコミュニケーション

また、ITツールを活用する中で最低限の情報のやり取りだけを行っていくと、どうしても無味乾燥になりがちである。最近のITツールはコメント機能が付いているものも多いので、そう言ったツールの場合はITツール上でただの作業を行うだけでなく、「ありがとう」、「この資料すごくいいね！」などの感謝のコミュニケーションを取ってもらいたい。

オフィスで働くときでも例えば仕事を手伝ってもらった、資料を作成してもらった時にはこのような言葉を交わしているはずであり、その言葉がチームメンバーのモチベーション向上やチームワークを高めることへつながっていく。

まとめ

ITツールは機能だけでなく、その使い方も考えていく事によって、広がりを見せていく。そしてその使い方は会社やチームの文化、風土にかかわりがある。

チームでITツールを導入する際は機能やコスト面だけではなく、チームの文化、風土、メンバーの働き方に合っているか、どの様な使い方をしていくとチームの機運が高まるのかという観点でも検討すると良い。チームメンバー数分の生産性とモチベーションが掛け合わさり、ITツールの機能を超える成果をチームにもたらす。

※この記事は、日刊工業新聞の連載記事になります。

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