みなさんの会社では、会議をしているときに「話が進まない」ことがよく起こりませんか？

特に、チームのリーダーなら、会議の運営を任されることも多いです。しかし、準備など、時間がとられる割には、あまり活発な議論がされずに、何が決まったのかもよく分からないことがあります。

また、みんなで話し始めると、いつの間にか本来話し合うべき目的から話がずれて、何を話していたのか分からなくなって、会議が終わったときに「結局、何のための会議だったんだろう？」と思ったりすることもあります。

ひょっとしたら、会議だけではなく、仕事の進め方においてもそうかもしれません。本当は、チーム一丸となって効率よく仕事がしたいのに、想いはみんなバラバラで「この仕事、何のためにやっているんだろう？」と思うとやる気がわいてこなかったり、「でも、仕事だから」と、タスクをこなすだけになることもあるでしょう。

このような、「なんとなく」で進んでしまい、効率が悪い会議や仕事、どうすればいいのでしょうか？

目的は明確？　仕事の効率が悪い理由

会議や仕事の効率が悪いとき、「目的が明確ではない」ということはないでしょうか。

ムダな会議になりがちな1つが「定例会議」です。その目的が、ただただ「報告するだけ」「とりあえず、毎月参加すればいい」になっていないでしょうか。

また、効率よく仕事をするためには、本来なら要所要所で「いま、やるべきことはこれ」のように、優先順位を決めたり、タスクのやる／やらないを判断しながら仕事を進めるべきなのに、「以前からやっているから」「上司がやれというから」のように、「そもそも、なんのために」......つまり、本来の目的を考えないまま、なんとなくタスクをこなしているケースもあります。

そのような場合には、効率の悪い会議や仕事に対して、改めて「そもそも、何のためにやっているのか？」という目的を設定する必要があるでしょう。

目的がはっきりすれば、軌道修正や判断が容易になる

たとえば、定例会議について考えてみましょう。

その目的を「仕事の困りごとを共有して、みんなで解決する」とするなら、定例会議の前に「では、定例会議をはじめます。仕事の困りごとを共有して、円滑に仕事をするために、みんなで解決していきましょう！」のように、最初に改めて、会議の目的を一言伝えるだけでも、参加者の意識を、課題の解決に方向づけることができそうです。

また、会議が横道にそれたときにも、「この会議の目的は、仕事の困りごとを共有してみんなで解決することです。〇〇さんの困りごとを解決するための、何か、いいアイデアはないでしょうか？」のように、会議の進行役であるファシリテーターが介入すれば、横道にそれた議論をもとに戻しやすくなります。

メンバーが「共感できる目的」をつくる

また、メンバーの想いがバラバラで、チームが一致団結できていないときには、目的そのものを見直す必要があるかもしれません。

たとえば、サイボウズ代表取締役社長、青野慶久の本『チームのことだけ、考えた』には、サイボウズが共通の目的に向かって、一致団結できていなかった時代の記述があります。

社長就任当初、わたしは全社の共通目標として、3年で売上を倍増するという数値目標を定めた。その数値目標が理想として機能したかどうか、ある執行役員に聞いてみた。「あの目標は効果的な目標だったと思う？」彼にこう返された。「そんな目標ありましたっけ？」これが現実だ。目標は共感されていないどころか、覚えられてもいなかった。

「人間は理想に向かって行動する」「目標は立てただけでは意味がない。メンバーによって覚えられ、共感され、目指そうというモチベーションを引き出すものでなければならない」と、青野はいいます。

現在の、サイボウズの「何のためにこの会社があるのか」という会社が存在する目的（理想）は、「チームワークあふれる社会を創る」です。すべての社員がこの目的に共感しており、なにか、判断にまよったり、「そもそも、何のために」に立ち返る際の最終的な目的は、この、「チームワークあふれる社会を創る」となっています。

活動の原点となるチームの目的を話し合ってみよう

サイボウズの「チームワークあふれる社会を創る」は、企業としての存在意義であり、目的であり、理想です。このような、会社としての大きな目的や理想は、個人の力で変えることは、難しいことのほうが多いかもしれません。

けれども、チームが向かうべき目的や理想なら、創ることができずはずです。

その商品やサービス、業務の先には、「それを提供することによって、顧客や他部署が得る価値」がきっとあるはず。その、「共通の理想」や「共通の目的」を改めて再定義することで、チームのバラバラな意識を1つにまとめることができ、議論が発散しそうなときには、つど、その目的に立ち返ることによって、メンバーの意識を1つに集めることができるようになるのです。

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