社会福祉法人 愛媛県社会福祉事業団（以下愛媛県社会福祉事業団）様にて、「オンライン会議の進め方・デジタルツール活用研修」を実施させていただきました。

愛媛県社会福祉事業団様は、昭和47年に設立され、主に障がい者福祉の分野で長い伝統と実績のある愛媛県内の社会福祉法人です。

「障がい者の入所・通所による生活や就労の支援、訓練、相談支援などを行う7つの施設・事業所の経営」や「愛媛県の指定事業者として、障がい者への情報支援やスポーツ・レクレーション指導、母子世帯への支援などを行う4つの県立福祉施設の管理運営」など多彩な事業を実施しており、障がい者等が自立した生活を営むことができるよう、また、就労やスポーツ・芸術文化活動等を通じて社会参加が促進されるような支援を行われています。

今回は、新型コロナウイルス感染拡大を受けて取り組み始めた「オンライン会議の進め方」や、導入いただいている「サイボウズOfficeの活用」など、実務的なデジタル活用に関する研修を行わせていただきました。

愛媛県社会福祉事業団様はサイボウズOfficeのユーザー様です。ご利用者さまへの対面のサービスというお仕事柄、これまでデジタルツールの活用は一部の業務に限られていました。また、オンライン会議ツールも、定例会議など一部の利用に留まっていたようです。

そのため、単に使い方だけをレクチャーするのではなくデジタルツールを体感いただくことで、活用に対して前向きになっていただけるような内容といたしました。

研修は全2回で実施し、1回目は「効率の良い会議の進め方の講義」と「サイボウズOfficeの活用レクチャー」。2回目には「オンライン会議ツールを使った会議の体感」と「デジタルを活用した今後の働き方について」の講義を行いました。

会議の進め方とオンライン会議実施の際のコツ

講義では、アンケートにてお聞きした皆様の現状の課題を踏まえながら、効率の良い会議の進め方やオンライン会議のコツを説明しました。

会議の進め方では、「情報共有」「会議の交通整理」「議論の共通言語」の3つの要素を解説し、実際のサイボウズ事例を交えながら、社内会議を効率化するためのポイントについてお伝えしました。

オンライン会議は、通常の会議よりも「集中が続かない」「気持ちが伝わりづらい」というようなこと言われています。しかし、「声を発しなくても意思表示ができるスタンプ・マーカー」や「アンケート・チャットなどのコミュニケーション機能」を上手く活用ことでオンライン会議であっても集中でき、会議の運営が活発になります。

講義の後半には、オンライン会議のコツを「画面編」「ファシリテーション編」「みんなで参加編」として様々な状況で活用できる手法をお伝えしました。

実際に手を動かしながら学ぶ実践型の研修

今回の研修は、講義だけでなく実際に手を動かしながら学ぶ実践型で実施しました。

現在導入いただいている「サイボウズOffice」について、まずは機能をデモ画面でお伝えしました。そして実際に一人一人、画面を操作いただきながら、普段の業務の中で便利に使っていけるよう体感いただきました。

また、サイボウズOffice以外にも最近活用を始められた「オンライン会議サービス」については、基礎的な使い方から、状況に併せた効果的な使い方などを学んで頂きました。

デジタルツールを活用した今後の働き方について考える

研修の最後には、「デジタルツールを活用した今後の働き方」について講義を行いました。これからの働き方は、IT企業であるかどうかにかかわらず、デジタルツールといかに向き合っていくかが重要になってきます。

なぜ、デジタルツールと向き合うことが大切なのか。その理由は、政府の方針として「デジタル社会の実現」があげられているように、今後のわたしたちの生活や職場はデジタルとは切っても切れないものになるからです。いま、積極的にデジタルツール活用に取り組んでいくことによって、データの資源化と活用を見込むことができ、今後確実に到来するデジタル社会に適応することができます。

講義の中では、総務省のデジタル化の考え方やデジタルトランスフォーメーションの言葉の意味など、デジタル化を考える際の前提となる知識や、私たちが今後どのようにして「デジタルツール」と向き合っていくかを、攻めのデジタルツール活用と守りのデジタルツール活用などに分けて解説しました。

受講者の皆さんからは以下のような感想が寄せられました。

• オンライン会議では、実際に集まって行う会議より参加者全員の顔が近く、工夫次第でよりコミュニケーションが図れるようになるのではないかと感じました。
• 仕事における「情報共有」と「確認」、「スピード」の重要性を再認識した。
• オンライン会議への抵抗や不安が軽減された。オンライン会議ツールの使いやすさが分かった。
• とにかくやってみることが大事だと感じた。すでにオンライン会議をかなり経験している人、まったく初めての人など、レベルの違う参加者に対する対応（ケア）の難しさも実感した。
• ブレイクアウト体験は新鮮で、意見交換やグループでテーマ別に深く掘り下げる研修等に非常に役立つ機能だと思いました。

今回の愛媛県社会福祉事業団様のような社会福祉法人では、ご利用者さまの支援がもっとも大切な業種です。スタッフのみなさま同士でご利用者さまの状況が確実に共有できれば、支援がより確実にできるでしょうし、事務的な業務が効率的にできれば、直接的な支援に時間を割くことができるはずです。デジタル化が進むことによって、経営方針に掲げられている「質の高いサービス提供」や「働きがいのある職場づくり」へつながるといいなと思っています。

デジタルツールの活用は、デジタル社会への対応力に加え、事業としての提供価値をさらに高める上で有効な手段となり得ます。現場業務への定着を、実践的にサポートしていくことが大切です。