金融庁様で、テレワークをテーマにセミナーを実施いたしました。

金融庁では、コロナを機にテレワークを加速させてきたなか、更なる推進に加えて、今後の庁内での働き方を検討していくうえで、研修や他社事例勉強会などを計画されておりました。日々弊社製品をご利用いただいており、かつ弊社が長年テレワークをしていることも耳にされており、他社事例の１つとして、弊社にお声がけいただきました。

職員の方が自由に参加でき気軽に聞けるランチョンセミナーという形で、質疑応答含めて60分で開催いたしました。

最初は監視ガチガチだったサイボウズのテレワーク

サイボウズは2010年からテレワークができる仕組みを整えてきました。実施し始めた当初は、「テレワークの申請・上長承認が事前に必要」「回数は月に4回まで」「場所は申請した場所で」「勤務終了後にはしたことの報告」と、上長は今日1日の在宅勤務者の生産性が落ちなかったかどうかを評価する、といった、かなり監視型に近い形でした。

そこから、「使いにくかった」「ここが大変だった」といった社員の声を取り入れながら、制度の運用を修正していって現在に至ります。

私たちが実際に経験し、感じていることは、「制度は『一度作ったら終わり』ではなく、使いながら『使いやすい制度に変えていく』もの」ということです。

特にテレワークの制度は、業種や職種によって使い方も変わってきます。一人ひとりの社員の声を聞きながら、「自社に合った制度」に軌道修正していくことで、自社オリジナルの制度、自分たちのノウハウが詰まった制度となっていきます。この部分はとても大切なポイントだと痛感しており、今回のセミナーでもお話させていただきました。

在宅勤務で減った感情の共有。役立ったのは「ザツダン」

コロナ禍でテレワークが定着していった昨今では、家で仕事するために必要な情報を自社のイントラなどオンライン上に共有して、難なく仕事ができるようになってきた企業は増えてきているのではないでしょうか。

一方で、普段のオフィスで交わされる「仕事の話以外の話」をする機会が減ったとお感じではありませんか。テレワークのオフィスにいるときと全く違う点が、「ちょっとした会話がオンラインだとやりにくい」ことです。

オフィスだと表情や態度でも分かるものが、オンラインだと分からなくなってくる。仕事がひと段落ついた「やった！」といった喜びを共有することや、疑問や戸惑い一つひとつを「文字で」表現することが必要になってくるオンラインでの仕事は、なかなか感情の情報をシェアしにくい環境です。

そんな中で、弊社に15年くらい前からある慣習の「ザツダン」が、功を奏することがこの環境下でも増えてきました。

毎週30分必ず時間をとって、上司と仕事やそれ以外の話「ザツダン」をする。上司とだけでなくてもいい、同僚とも「ザツダン」の時間を入れる。そうした事例をお話させていただきました。

みなさまの感想

後日、受講された方々の感想をいただきました。ザツダンに関する感想が多くありました。

セミナーは庁内で実施しつつも、リアルでの聴講者は少な目にし、配信する形式で行いました

セミナーの最後に、感想とともに、今後の庁内でのテレワークに関するアンケートも実施されていました。 職員の方々の声を聞きながら使いやすい制度にしていく―まさにそれを実践しようとされている姿が印象的でした。

サイボウズ チームワーク総研では、サイボウズのテレワークのノウハウをお伝えする講演や研修、コンサルティングを実施しています。自社のテレワークの推進を図る際のお役立ちになれば幸いです。